Reglemente gemensam nämnd för upphandlingssamverkan
Beslutad av fullmäktige i Falu, Borlänge, Gagnefs, Ludvika och Säters kommuner 2019-10-07 §131. Diarienummer KS 2019/389.
Beslutad revidering 2020-04-06 § 40. Diarienummer vid revideringen KS 2020/142.
1 Reglemente
för Gemensam nämnd mellan Falun, Borlänge, Gagnef, Hedemora, Ludvika, Säter och Avestas kommuner avseende upphandlingssamverkan med gemensamt Upphandlingscenter.
Fastställt den 6 april 2020 av fullmäktige i Ludvika kommun.
Falun, Borlänge, Gagnef, Hedemora, Ludvika, Säter och Avestas kommuner har kommit överens om att samverka i en gemensam nämnd kallad Gemensam nämnd för upphandlingssamverkan. Samverkan får avse all kommunal verksamhet oavsett verksamhetsform.
Den gemensamma nämnden är tillsatt i Ludvika kommun och ingår i dess organisation.
Den gemensamma nämnden är bildad enligt 3 kap 9 § Kommunallagen 2017:725. Utöver vad som följer av lag, gäller detta reglemente och ett mellan kommunerna ingånget samarbetsavtal för den gemensamma nämnden.
1 § Uppgifter
Den gemensamma nämndens uppgift är att på grundval av fastställd gemensam upphandlings-policy, med stöd av Upphandlingscenter, tillhandahålla kompetens i upphandlingsfrågor och svara för genomförandet av alla upphandlingar med undantag av direktupphandlingar och vad som i Lag om offentlig upphandling definieras som byggentreprenader samt konkurrensutsättningar enligt Lag (2008:962) om valfrihetssystem.
Nämnden ska vid behov samråda med styrelser och nämnder i de samverkande kommunerna.
Nämnden sammanträder på dag och tid som nämnden bestämmer. Nämnden sammanträder i Ludvika om inte nämnden själv bestämmer annat.
2 § Sammansättning
Den gemensamma nämnden består av sju ledamöter och sju ersättare, dvs. varje kommun har utsett en ledamot och en ersättare.
Ludvika kommun ska bland nämndens ledamöter utse en ordförande och en vice ordförande.
Ludvika kommun
3 § Ersättarnas tjänstgöring
Om en ledamot är förhindrad att inställa sig till ett sammanträde eller att vidare delta i ett sammanträde ska en ersättare från den kommun som valt ledamoten tjänstgöra i ledamotens ställe. Ordningen därefter är att ersättare kallas in till tjänstgöring från kommuner enligt ett rullande schema med ordningen Falun, Borlänge, Gagnef, Hedemora, Ludvika, Säter och Avesta. Falun gäller för 2019 och sedan ett år i taget för varje kommun.
En ledamot som inställer sig under ett pågående sammanträde har rätt att tjänstgöra även om ersättare har trätt in i ledamotens ställe.
Ersättarna har rätt att närvara och yttra sig på sammanträde även när de inte tjänstgör.
4 § Ersättning till ledamot och ersättare
Ledamot och ersättare i den gemensamma nämnden ska erhålla ersättning för
uppdraget från den kommun som valt ledamoten och ersättaren.
5 § Anmälan av förhinder
En ledamot eller ersättare som är förhindrad att delta i ett sammanträde eller i en del av ett sammanträde ska snarast anmäla detta till nämndens sekretariat, som är Upphandlingscenter, som inkallar ersättare som står i tur att tjänstgöra och som inte redan kallats in.
6 § Kallelse
Ordföranden ansvarar för att kallelse utfärdas till sammanträdena.
Kallelsen ska vara skriftlig eller elektronisk och innehålla uppgift om tid och plats för sammanträdet.
Kallelsen ska på lämpligt sätt tillställas varje ledamot och ersättare senast fyra dagar före sammanträdesdagen. Kallelsen ska även tillställas respektive kommun för kännedom.
Kallelsen bör åtföljas av föredragningslista. Ordföranden bestämmer i vilken utsträckning handlingar som tillhör ett ärende på föredragningslistan ska bifogas kallelsen.
I undantagsfall får kallelse ske på annat sätt.
När varken ordföranden eller vice ordföranden kan kalla till sammanträde ska den ledamot som har längst tjänstgöringstid göra detta och vid lika tjänstgöringstid för flera ledamöter den som är till åldern äldst.
7 § Sammanträden på distans
Ledamöter får under särskilda omständigheter och efter prövning av ordförande delta i sammanträden på distans.
8 § Ersättare för ordföranden
Om varken ordföranden eller vice ordföranden kan delta i ett sammanträde eller del av ett sammanträde fullgör den ledamot som är till åldern äldst ordförandens uppgifter.
Om ordföranden på grund av sjukdom eller av annat skäl är förhindrad att fullgöra uppdraget under längre tid än en månad får nämnden utse en annan ledamot att vara ersättare för ordföranden. Ersättaren fullgör ordförandens samtliga uppgifter.
9 § Justering och anslag av protokoll
Protokollet justeras av ordföranden och en ledamot.
Nämnden kan besluta att en paragraf i protokollet ska justeras omedelbart. Paragrafen bör redovisas skriftligt innan nämnden justerar den.
Nämndens protokoll ska tillkännages på var och en av de samverkande kommunernas anslagstavlor.
Protokollen ska tillställas samtliga samverkande kommuner och de samverkande kommunernas revisorer.
10 § Reservation
Om en ledamot har reserverat sig mot ett beslut och ledamoten vill motivera reservationen ska ledamoten göra det skriftligen. Motiveringen ska lämnas före den tidpunkt som har fastställts för justering av protokollet.
11 § MBL
Vid beslut om verksamhetsförändringar som påverkar Kommunstyrelsens förvaltnings organisation i värdkommunen ska nämnden före beslut informera kommunstyrelsen.
12 § Personuppgifter
Den gemensamma nämnden är inom sitt verksamhetsområde, personuppgiftsansvarig enligt GDPR-förordningen samt lag om kompletterande bestämmelser.
13 § Delgivning
Delgivning med nämnden sker med ordföranden eller en anställd som nämnden bestämmer.
14 § Undertecknande av handlingar och expediering
Avtal, andra handlingar och skrivelser som beslutas av nämnden ska undertecknas av ordföranden eller vid förfall för denne av vice ordföranden och kontrasigneras av anställd som nämnden bestämmer. I övrigt bestämmer nämnden vem som ska underteckna handlingar.