Samhällsbyggnadsnämndens behandling av personuppgifter

Inom Säters kommun är det respektive nämnd som är personuppgiftsansvarig.
Det är viktigt för samhällsbyggnadsnämnden i Säters kommun att du känner dig trygg med hur vi hanterar dina personuppgifter. Därför är vi öppna med hur vi samlar in, behandlar och delar med oss av de uppgifter som vi sparar hos oss.

Personuppgifter ska behandlas enligt lagstiftningen, säkert och korrekt så att den personliga integriteten respekteras. På den här sidan kan du läsa om vilka personuppgifter samhällsbyggnadsnämnden behandlar och i vilket syfte samt hur du kan ta tillvara dina rättigheter. Dina personuppgifter skyddas av Dataskyddsförordning som gäller inom EU, kallas även GDPR, General Data Protection Regulation.

Syfte med behandlingen och vem som får ta del av dina personuppgifter

Samhällsbyggnadsnämnden behandlar dina personuppgifter i syfte att besluta, verkställa och dokumentera.

De som behandlar eller tar del av de uppgifter som vi har om dig är anställda inom samhällsbyggnadssektorn som har den behörigheten och handlägger ditt ärende.

Samhällsbyggnadsnämnden har giltiga avtal (personuppgiftsbiträdesavtal) med de företag som leverera datasystem som används för att hantera dina personuppgifter.

Rättslig grund

För att behandling av personuppgifter ska vara laglig måste det enligt dataskyddsförordningen finnas en rättslig grund för behandlingen. De rättsliga grunder som främst är aktuella för samhällsbyggnadsnämnden är rättslig förpliktelse, myndighetsutövning, allmänt intresse eller avtalssituation .

Typ av personuppgifter

Vilka typer av personuppgifter som behandlas varierar utifrån vilket ärende det rör sig om. Ibland behövs endast namn, medan personnummer och ytterligare uppgifter är nödvändiga i andra fall. Vi frågar inte om mer personuppgifter än nödvändigt.

Ibland krävs att vi behandlar känsliga personuppgifter. Exempel på uppgifter som är känsliga kan vara uppgifter om hälsa, etnicitet med flera. Sådana uppgifter är enligt dataskyddsförordningen kräver extra skydd. Vi behandlar inte känsliga personuppgifter om det inte är nödvändigt för syftet med behandlingen.

Så länge sparar vi dina uppgifter

Dina personuppgifter behandlas så länge som samhällsbyggnadsnämnden har behov av att handlägga ditt ärende.

När ett ärende är färdigbehandlat fortsätter vi att hantera uppgifterna enligt de krav som gäller för offentliga myndigheter.

Som myndighet måste information hanteras enligt gällande arkiv- och gallringsregler. Eftersom de flesta personuppgifterna som behandlas ingår i en allmän handling krävs gallringsbeslut för att uppgifterna ska kunna gallras/raderas. Besluten om gallring finns i regel i en så kallad informationshanteringsplan. Personuppgifterna gallras eller bevaras sedan enligt samhällsbyggnadsnämndens informationshanteringsplan.

Dina rättigheter när dina personuppgifter behandlas av oss

När dina personuppgifter behandlas av samhällsbyggnadsnämnden har du som registrerad flera rättigheter. Du kan begära tillgång till vilka personuppgifterom dig som vi behandlar, ett så kallat registerutdrag. Du kan begära begränsning av behandling av dina personuppgifter, begära dataportabilitet och när som helst återkalla eventuellt samtycke. Om vi behandlar dina personuppgifter efter ett samtycke från dig så har du också rätt att invända mot behandling av dina personuppgifter.

Om dina uppgifter hos oss är felaktiga, ofullständiga eller irrelevanta, kan du begära att få dem rättade. Vi kan normalt inte radera uppgifter som utgör allmänna handlingar eller om det föreligger ett lagstadgat krav på lagring.

Du har rätt att när som helst begära information om vilka personuppgifter vi har sparat om dig. Din begäran ska vara skriftlig samt innehålla uppgifter om namn och personnummer. Detta behöver vi för att säkerställa att vi lämnar ut uppgifterna till rätt person.

På webbsidan Rättigheter enligt GDPR kan du läsa mer om dina rättigheter.

Överföring till tredje land

Dataskyddsförordningen reglerar särskilt delning av personuppgifter med tredje land, det vill säga länder som inte är en del av den Europeiska unionen. I regel överförs dina uppgifter inte till tredje land men om sektorn behöver överföra dina uppgifter till tredje land ska du få reda på det.

Frågor eller klagomål om personuppgiftsbehandling

Kontakta personuppgiftsansvarig om du har frågor om personuppgiftsbehandlingen eller vill använda dig av någon av dina rättigheter som registrerad.

Även med övriga frågor kring hanteringen av dina personuppgifter eller är missnöjd med hanteringen, kan du vända dig till personuppgiftsansvarig.

Klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten

Integritetsskyddsmyndigheten är tillsynsmyndighet för behandling av personuppgifter. Om du tycker att någon behandlar dina personuppgifter på ett felaktigt sätt kan du lämna in ett klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten via deras e-tjänst. Mer information om hur du gör hittar du på Integritetsskyddsmyndighetens webbplats.

Kontaktuppgifter

Personuppgiftsansvarig: sbn@sater.se
Telefonnummer: 0225-55 000 (kommunens växel)
Besöksadress: Åsgränd 2, 783 30 Säter
Postadress: Samhällsbyggnadsnämnden, Box 300, 783 27 Säter
E-post dataskyddsombud: dso@xeeda.se
E-post Integritetsskyddsmyndigheten (IMY): imy@imy.se

Personuppgiftsbehandlingar i olika situationer

Webbplatser och cookies

När du besöker någon av våra webbplatser används kakor (cookies). En kaka är en liten textfil som lagras på din dator. Kakor används normalt för att förbättra en webbplats för dig som besökare, genom att föra över information mellan webbläsare och webbservrar. De vanligaste användningsområdena är att spara användarens val på en webbsida och för teknisk information. Kakor används också för att samla statistik om besök på webbsidan.
Om du inte accepterar att kakor används kan du stänga av användningen av kakor. Det gör du i din webbläsares säkerhetsinställningar.

Läs mer om cookies här.

Om du använder sociala medier för att komma i kontakt med oss

Om du använder sociala medier, till exempel Facebook, för att komma i kontakt med förvaltningen, överförs informationen och dina personuppgifter till tredje part, vilket i det här fallet är det företag som driver det sociala mediet.

Läs mer här.

Sociala medier och tredjelandsöverföring

När du kontaktar samhällsbyggnadssektor i sociala medier innebär det att dina personuppgifter överförs till tredje land, det vill säga ett land utanför EU/EES. Detta är viktigt att känna till eftersom dina personuppgifter inte skyddas av europeisk lag i länder utanför EU/EES. Uppgifter du publicerar i sociala medier kan användas i andra syften än vad du eller samhällsbyggnadssektorn ursprungligen tänkt, t ex profilering för att skapa riktad reklam och i vissa fall övervakning enligt tredje lands säkerhetslagstiftning. Företaget som äger det sociala mediet meddelar inte nödvändigtvis om eller när detta sker.

Nedan listas de sociala medieplattformar som samhällsbyggnadssektorn har konton hos och vilka länder utanför EU/EES som företagen överför personuppgifter till.

Facebook: USA
Instagram: USA

För din egen skull rekommenderar samhällsbyggnadsnämnden dig att du inte skickar känslig information till kommunen via sociala medier.

Samhällsbyggnadsnämnden svarar aldrig på frågor som rör individärenden via sociala medier.

Om du ingår avtal med och utför uppdrag åt samhällsbyggnadsnämnden

Om det avtalade uppdraget eller tjänsten innebär att behandling av personuppgifter sker ska ett personuppgiftsbiträdesavtal enligt bestämmelser i Dataskyddsförordningen tecknas mellan parterna i samband med undertecknande av avtalet. I Personuppgiftsbiträdesavtalet ger samhälsbyggnadssektorn instruktioner till den andra parten hur de får behandla uppgifterna.

Syftet med behandlingen i avtal är att beskriva vad parterna kommit överens om och tydliggöra villkor. Syftet med personuppgiftsavtal är att säkerställa att personuppgifter inte hanteras i strid med Dataskyddsförordningen.

Lagliga grunden för behandling är att parterna tecknar avtal.

Personuppgiftsavtalet gäller så länge huvudavtalet är aktuellt. Både avtal och personuppgiftsavtal bevaras och arkiveras.

Om dina personuppgifter ingår i en allmän handling

Samhällsbyggnadsnämndens verksamhet omfattas av tryckfrihetsförordningen och offentlighets- och sekretesslagen. Det innebär bland annat att meddelanden som skickas till kommunen normalt blir allmänna handlingar. Nämnden är skyldig att på begäran lämna ut uppgifter i allmänna handlingar, efter sekretessprövning. Reglerna om allmänna handlingars offentlighet och arkivregler kan innebära vissa begränsningar av dina rättigheter. Vad som är en allmän handling definieras i tryckfrihetsförordningen (1949:105) kap 2 § 4.

Syftet med behandlingen av personuppgifter i en allmän handling är att kunna utöva nämndens ansvar.

Den rättsliga grunden för behandlingen är i regel att nämnden har en rättslig skyldighet, utföra myndighetsutövning eller ingår avtal.

I regel bevaras och arkiveras allmänna handlingar.

Vid ansökan, anmälan om samt övriga ärenden

Samhällsbyggnadsnämnden behandlar dina personuppgifter när du skickar in en ansökan, anmälan eller på annat sätt initierar ett ärende hos oss. Behandlingen sker för att vi ska kunna handlägga ditt ärende och fatta korrekta beslut som ett led i vår myndighetsutövning. Den rättsliga grunden för behandlingen är därför uppgift av allmänt intresse och myndighetsutövning enligt artikel 6 i dataskyddsförordningen (GDPR).

I vissa typer av ärenden behöver vi även behandla känsliga personuppgifter. När sådan behandling sker stödjer vi oss på undantagen i artikel 9 GDPR, exempelvis när uppgifterna är nödvändiga för att vi ska kunna fullgöra våra uppgifter inom det allmännas intresse eller i samband med handläggning inom det offentliga området.

Exempel på ärenden som Samhällsbyggnadsnämnden hanterar

Remisser
Motioner
Medborgarförslag
Ansökningar om blomlådor
Parkeringstillstånd
Snöskottning
Försäljning av tomt
VA- och renhållningsanmälan
Specialkost
Tillfälliga lokala trafikföreskrifter (LTF)
Planansökningar

Vilka uppgifter samlas in och varför?

Vi behandlar endast de personuppgifter som är nödvändiga för att kunna handlägga ditt ärende och fatta ett korrekt beslut. Detta kan inkludera kontaktuppgifter, sakuppgifter kopplade till ärendet och i vissa fall även känsliga personuppgifter när det krävs för uppdragets genomförande.

Vill du veta mer om hur dina personuppgifter används i just ditt ärende, eller vilka rättigheter du har enligt GDPR, kan du kontakta din handläggare för ytterligare information.

Vid ansökan om jobb

Samhällsbyggnadsnämnden behandlar dina personuppgifter om du skickar in en jobbansökan till sektorn. Behandlingen för att tillsätta tjänsten är för att utföra en uppgift av allmänt intresse.

När du skickar förfrågningar eller synpunkter

Samhällsbyggnadsnämnden behandlar dina personuppgifter för att kommunicera med dig då du ställt en förfrågan eller inkommit med synpunkter och för att handlägga ärendet. Den rättsliga grunden för behandlingen är att den sker för att utföra en uppgift av allmänt intresse.

Är anställd eller utför uppdrag åt samhällsbyggnadsnämnden

Det är kommunstyrelsen i Säters kommun som är personuppgiftsansvarig för personuppgifter som behandlas om anställda. På uppdrag av kommunstyrelsen är det samhällsbyggnadsnämnden som behandlar personuppgifter för de som är anställda inom nämndens verksamheter.

Samhällsbyggnadsnämnden behandlar de uppgifter som är nödvändiga för att administrera din anställning eller ditt uppdrag, betala ut lön och ersättning. I vissa fall är det nödvändigt för sektorn som arbetsgivare att hantera även känsliga personuppgifter. Detta gäller främst i ärenden om sjukskrivning och rehabilitering.

Den rättsliga grunden för behandlingarna är för att fullgöra ett avtal.

I vissa fall kan särskilda kategorier av personuppgifter behandlas med hänvisning till arbetsrätten/social trygghet och socialt skydd samt till kollektivavtal.

Personuppgifterna förvaras i en personalakt som bevaras och arkiveras.