Barn- och utbildningsnämndens hantering av personuppgifter

Vi behandlar till exempel namn, personnummer, kontaktuppgifter samt uppgifter om barn, elev eller vårdnadshavare.

Vilka typer av personuppgifter som behandlas varierar utifrån vilket ärende det rör sig om. Ibland behövs endast namn, medan personnummer och ytterligare uppgifter är nödvändiga i andra fall. Vi frågar inte om mer personuppgifter än nödvändigt.

I vissa fall behandlas även känsliga personuppgifter, till exempel uppgifter om hälsa. Sådana uppgifter kräver enligt dataskyddsförordningen extra skydd. Det sker endast när det är nödvändigt exempelvis vid behov av specialkost.

Barn- och utbildningsnämnden ansvarar för den kommunala förskolan, barnomsorg, grundskolan, anpassad grundskola, samt kommunal vuxenutbildning. Nämnden ansvarar också för modersmålsundervisning, studie- och yrkesvägledning, förskole- och skolutveckling och det kommunala aktivitetsansvaret.

Inom ramen för detta uppdrag behandlar vi personuppgifter för flera ändamål:

Administrera och bedriva barnomsorgsverksamhet

När vi administrerar ansökningar, placeringar och fakturering till barnomsorg (förskoleplats och fritidshemsplats) hanterar vi personuppgifter både på vårdnadshavare och barn.

Administrera och bedriva utbildning

När vi administrerar utbildningar hanterar vi bland annat personuppgifter för att registrera elever på kurser, för att sätta betyg och för att registrera närvaro. Inom utbildningen hanteras även personuppgifter i elevernas arbeten och för att ge elever tillgång till digitala läromedel.

Tillhandahålla elevhälsa

Inom grundskola och anpassad grundskola är vi skyldiga att erbjuda elevhälsa med medicinska, psykosociala och specialpedagogiska insatser. I detta arbete hanterar vi bland annat uppgifter i elevers skolhälsovårdsjournaler.

Följa upp och utveckla verksamheten

Barn- och utbildningsnämnden arbetar kontinuerligt med att utveckla verksamheten och för att kunna göra detta på ett effektivt sätt använder vi i vissa fall statistiska underlag. För att få fram underlagen kan vissa personuppgifter hanteras för statistiska ändamål. I statistiken presenteras inga uppgifter på individnivå utan vi fokuserar på övergripande mönster och trender, till exempel betygsutveckling på en skola över tid.

Hantera ersättningar och bidrag

Vi behandlar bland annat personuppgifter för att kunna tillhandahålla resekort till våra elever och för att hantera ersättningar för skolplatser mellan kommuner, samt för att betala ut inackorderingstillägg till vissa elever.

Genomföra det kommunala aktivitetsansvaret

Kommunen har en skyldighet att hålla sig informerad om hur ungdomar under 20 år som fullgjort sin skolplikt och inte studerar i gymnasieskolan eller på någon motsvarande utbildning är sysselsatta. Detta för att kunna erbjuda lämpliga åtgärder för att ungdomarna ska hitta en sysselsättning. För att göra detta möjligt för kommunen ett register över de ungdomar som faller under det kommunala aktivitetsansvaret. Detta register hanteras av utbildningssektorn.

Hantera inkomna synpunkter, klagomål och frågor

När du hör av dig till oss kan vi komma att behandla dina personuppgifter för att hjälpa dig i ditt ärende. Personuppgifterna behandlas för att kunna ge dig ett svar och i de fall det är nödvändigt för att hjälpa dig i ditt ärende. Du kan lämna synpunkter och klagomål utan att uppge kontaktuppgifter, men då kan du inte få något svar.

Vi samlar in personuppgifter när du kontaktar oss, använder e-tjänster eller ansöker om plats i förskola eller skola.

Vi kan också få uppgifter från andra myndigheter, till exempel Skatteverket, när det krävs för att handlägga ett ärende.

Vi får bara behandla personuppgifter om det finns stöd i lag. De rättsliga grunderna för behandlingarna är:

• rättslig förpliktelse
• myndighetsutövning och allmänt intresse
• avtal

Dina uppgifter används av behörig personal som behöver dem i sitt arbete.

I vissa fall kan även politiker i nämnden, systemleverantörer (personuppgiftsbiträden) och andra myndigheter få ta del av uppgifter när det krävs enligt lag.

Barn- och utbildningsnämnden har giltiga avtal (personuppgiftsbiträdesavtal) med de företag som levererar datasystem som används för att hantera dina personuppgifter.

Enligt offentlighetsprincipen har allmänheten har rätt att ta del av dina personuppgifter i de fall de ingår i allmänna handlingar. Personuppgifter belagda med sekretess lämnas inte ut till allmänheten.

Vi sparar personuppgifter så länge det behövs för att handlägga ett ärende. Det innebär att personuppgifterna kan sparas under olika lång tid beroende på vad de ska användas till. Vissa uppgifter bevaras för alltid och slutförvaras i kommunarkivet, antingen på fysiska papper eller digitalt i e-arkivet.

Som myndighet måste information hanteras enligt gällande arkivlagstiftning och fastställda gallringsregler. Många uppgifter blir allmänna handlingar och sparas och gallras enligt informationshanteringsplanen.

Det går bra att kontakta barn- och utbildningsnämnden vid specifika frågor gällande lagringstid av personuppgifter.

Du har rätt att:

• få veta vilka uppgifter vi har om dig (registerutdrag)
• få felaktiga uppgifter rättade
• raderas (nämnden bedömer om uppgifterna kan raderas då det ofta finns lagstadgat krav på lagring)
• invända mot behandling
• begära begränsning av behandling
• begära dataportabilitet
• återkalla samtycke (om det används)

Vid automatiserat beslutsfattande (skolkort för buss) talar vi om för dig att beslutet är automatiserat. Du har rätt att få beslutet granskat av en riktig person och du har möjlighet att bestrida beslutet.

För registerutdrag behöver vi en skriftlig och undertecknad begäran.

På sidan Rättigheter enligt GDPR kan du läsa mer om dina rättigheter.

Om du kontaktar oss via sociala medier, Facebook och Instagram, behandlas dina personuppgifter även av plattformen. Det innebär att dina personuppgifter överförs till tredje land, det vill säga ett land utanför EU/EES (USA för Facebook och Instagram). Uppgifter du publicerar i sociala medier kan användas i andra syften än vad du eller barn- och utbildningssektorn ursprungligen tänkt, t ex profilering för att skapa riktad reklam och i vissa fall övervakning enligt tredje lands säkerhetslagstiftning. Företaget som äger det sociala mediet meddelar inte nödvändigtvis om eller när detta sker.

Barn- och utbildningsnämnden överför inte dina personuppgifter till tredje land i övrigt.

För din egen skull rekommenderar barn- och utbildningsnämnden dig att du inte kontaktar oss via sociala medier eller skickar känslig information till kommunen via sociala medier.

Barn- och utbildningssektorn svarar aldrig på frågor som rör personärenden via sociala medier.

Läs mer på sidan Säters kommuns sociala medier.

Kamerabevakning kan förekomma på vissa skolor för att förebygga och utreda brott. Områden som bevakas är skyltade.

Vi använder cookies för att webbplatsen ska fungera, förbättra användarupplevelsen och samla statistik. En cookie är en liten textfil som lagras på din dator. Du kan själv stänga av cookies i din webbläsares säkerhetsinställningar.

Läs mer på sidan Kakor (cookies) på sater.se.

Barn- och utbildningsnämnden behandlar dina personuppgifter om du skickar in en jobbansökan till sektorn. Behandlingen för att tillsätta tjänsten sker som ett led i sektorns myndighetsutövning och övrig behandling för att utföra en uppgift av allmänt intresse.

Det är kommunstyrelsen i Säters kommun som är personuppgiftsansvarig för personuppgifter som behandlas om anställda. På uppdrag av kommunstyrelsen är det barn- och utbildningsnämnden som behandlar personuppgifter för de som är anställda inom barn- och utbildningssektorns verksamheter.

Nämnden behandlar de uppgifter som är nödvändiga för att administrera din anställning eller ditt uppdrag, betala ut lön och ersättning. I vissa fall är det nödvändigt för sektorn som arbetsgivare att hantera även känsliga personuppgifter. Detta gäller främst i ärenden om sjukskrivning och rehabilitering.

Den lagliga grunden för behandlingarna är för att fullgöra ett avtal.

I vissa fall kan särskilda kategorier av personuppgifter behandlas med hänvisning till arbetsrätten/social trygghet och socialt skydd samt till kollektivavtal.

Personuppgifterna förvaras i en personalakt som bevaras och arkiveras.

När Säters kommun anlitar ett företag och det avtalade uppdraget eller tjänsten innebär att behandling av personuppgifter sker ska ett PUB-avtal (personuppgiftsbiträdesavtal) enligt bestämmelser i Dataskyddsförordningen tecknas mellan parterna i samband med undertecknande av avtalet. I PUB-avtalet ger barn- och utbildningsnämnden instruktioner till den andra parten hur de får behandla uppgifterna.

Syftet med avtalet är att beskriva vad parterna kommit överens om och tydliggöra villkor samt säkerställa att personuppgifter inte hanteras i strid med Dataskyddsförordningen.

Lagliga grunden för behandling är att parterna tecknar avtal.

PUB-avtalet gäller så länge huvudavtalet är aktuellt. Både avtal och PUB-avtalet bevaras och arkiveras.