Samhällsbyggnadsnämndens behandling av personuppgifter

Inom Säters kommun är det respektive nämnd som är personuppgiftsansvarig.
Det är viktigt för samhällsbyggnadsnämnden i Säters kommun att du känner dig trygg med hur vi hanterar dina personuppgifter. Därför är vi öppna med hur vi samlar in, behandlar och delar med oss av de uppgifter som vi sparar hos oss.

Personuppgifter ska behandlas enligt lagstiftningen, säkert och korrekt så att den personliga integriteten respekteras. På den här sidan kan du läsa om vilka personuppgifter samhällsbyggnadsnämnden behandlar och i vilket syfte samt hur du kan ta tillvara dina rättigheter. Dina personuppgifter skyddas av Dataskyddsförordning som gäller inom EU, kallas även GDPR, General Data Protection Regulation.

Syfte med behandlingen och vem som får ta del av dina personuppgifter

Samhällsbyggnadsnämnden behandlar dina personuppgifter i syfte att besluta, verkställa och dokumentera.

De som behandlar eller tar del av de uppgifter som vi har om dig är anställda inom samhällsbyggnadssektorn som har den behörigheten och handlägger ditt ärende.

Samhällsbyggnadsnämnden har giltiga avtal (personuppgiftsbiträdesavtal) med de företag som leverera datasystem som används för att hantera dina personuppgifter.

Rättslig grund

För att behandling av personuppgifter ska vara laglig måste det enligt dataskyddsförordningen finnas en rättslig grund för behandlingen. De rättsliga grunder som främst är aktuella för samhällsbyggnadsnämnden är rättslig förpliktelse, myndighetsutövning, allmänt intresse eller avtalssituation .

Typ av personuppgifter

Vilka typer av personuppgifter som behandlas varierar utifrån vilket ärende det rör sig om. Ibland behövs endast namn, medan personnummer och ytterligare uppgifter är nödvändiga i andra fall. Vi frågar inte om mer personuppgifter än nödvändigt.

Ibland krävs att vi behandlar känsliga personuppgifter. Exempel på uppgifter som är känsliga kan vara uppgifter om hälsa, etnicitet med flera. Sådana uppgifter är enligt dataskyddsförordningen kräver extra skydd. Vi behandlar inte känsliga personuppgifter om det inte är nödvändigt för syftet med behandlingen.

Så länge sparar vi dina uppgifter

Dina personuppgifter behandlas så länge som samhällsbyggnadsnämnden har behov av att handlägga ditt ärende.

Som myndighet måste information hanteras enligt gällande arkiv- och gallringsregler. Eftersom de flesta personuppgifterna som behandlas ingår i en allmän handling krävs gallringsbeslut för att uppgifterna ska kunna gallras/raderas. Besluten om gallring finns i regel i en så kallad informationshanteringsplan. Personuppgifterna gallras eller bevaras sedan enligt samhällsbyggnadsnämndens informationshanteringsplan.

Dina rättigheter när dina personuppgifter behandlas av oss

När dina personuppgifter behandlas av samhällsbyggnadsnämnden har du som registrerad flera rättigheter. Du kan begära tillgång till vilka personuppgifterom dig som vi behandlar, ett så kallat registerutdrag. Du kan begära begränsning av behandling av dina personuppgifter, begära dataportabilitet och när som helst återkalla eventuellt samtycke. Om vi behandlar dina personuppgifter efter ett samtycke från dig så har du också rätt att invända mot behandling av dina personuppgifter.

Om dina uppgifter hos oss är felaktiga, ofullständiga eller irrelevanta, kan du begära att få dem rättade. Vi kan normalt inte radera uppgifter som utgör allmänna handlingar eller om det föreligger ett lagstadgat krav på lagring.

Du har rätt att när som helst begära information om vilka personuppgifter vi har sparat om dig. Din begäran ska vara skriftlig samt innehålla uppgifter om namn och personnummer. Detta behöver vi för att säkerställa att vi lämnar ut uppgifterna till rätt person.

Överföring till tredje land

Dataskyddsförordningen reglerar särskilt delning av personuppgifter med tredje land, det vill säga länder som inte är en del av den Europeiska unionen. I regel överförs dina uppgifter inte till tredje land men om sektorn behöver överföra dina uppgifter till tredje land ska du få reda på det.

Frågor eller klagomål om personuppgiftsbehandling

Kontakta personuppgiftsansvarig om du har frågor om personuppgiftsbehandlingen eller vill använda dig av någon av dina rättigheter som registrerad.

Även med övriga frågor kring hanteringen av dina personuppgifter eller är missnöjd med hanteringen, kan du vända dig till personuppgiftsansvarig.

Klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten

Om du anser att sektorn behandlar dina uppgifter i strid med Dataskyddsförordningen kan du också klaga hos Integritetsskyddsmyndigheten, som är tillsynsmyndighet för behandling av personuppgifter.

Kontaktuppgifter

• Personuppgiftsansvarig: sbn@sater.se
• Dataskyddsombud: dso.sater@jpinfonet.se
• Integritetsskyddsmyndigheten: imy@imy.se

Personuppgiftsbehandlingar i olika situationer

Webbplatser och cookies

När du besöker någon av våra webbplatser används kakor (cookies). En kaka är en liten textfil som lagras på din dator. Kakor används normalt för att förbättra en webbplats för dig som besökare, genom att föra över information mellan webbläsare och webbservrar. De vanligaste användningsområdena är att spara användarens val på en webbsida och för teknisk information. Kakor används också för att samla statistik om besök på webbsidan.
Om du inte accepterar att kakor används kan du stänga av användningen av kakor. Det gör du i din webbläsares säkerhetsinställningar.

Om du använder sociala medier för att komma i kontakt med oss

Om du använder sociala medier, till exempel Facebook, för att komma i kontakt med förvaltningen, överförs informationen och dina personuppgifter till tredje part, vilket i det här fallet är det företag som driver det sociala mediet.

Sociala medier och tredjelandsöverföring

När du kontaktar samhällsbyggnadssektor i sociala medier innebär det att dina personuppgifter överförs till tredje land, det vill säga ett land utanför EU/EES. Detta är viktigt att känna till eftersom dina personuppgifter inte skyddas av europeisk lag i länder utanför EU/EES. Uppgifter du publicerar i sociala medier kan användas i andra syften än vad du eller samhällsbyggnadssektorn ursprungligen tänkt, t ex profilering för att skapa riktad reklam och i vissa fall övervakning enligt tredje lands säkerhetslagstiftning. Företaget som äger det sociala mediet meddelar inte nödvändigtvis om eller när detta sker.

Nedan listas de sociala medieplattformar som samhällsbyggnadssektorn har konton hos och vilka länder utanför EU/EES som företagen överför personuppgifter till.

• Facebook: USA
• Instagram: USA

För din egen skull rekommenderar samhällsbyggnadsnämnden dig att du inte skickar känslig information till kommunen via sociala medier.

Samhällsbyggnadsnämnden svarar aldrig på frågor som rör individärenden via sociala medier.

Om du ingår avtal med och utför uppdrag åt Samhällsbyggnadsnämnden

Om det avtalade uppdraget eller tjänsten innebär att behandling av personuppgifter sker ska ett personuppgiftsbiträdesavtal enligt bestämmelser i dataskyddsförordningen tecknas mellan parterna i samband med undertecknande av avtalet. I Personuppgiftsbiträdesavtalet ger samhälsbyggnadssektorn instruktioner till den andra parten hur de får behandla uppgifterna.

Vid ansökan, anmälan om samt övriga ärenden

Samhällsbyggnadsnämnden behandlar dina personuppgifter för att handlägga ditt ärende. Den rättsliga grunden för behandlingen är som ett led i förvaltningens myndighetsutövning.
Samhällsbyggnadsnämnden hanterar bland annat följande ärenden:

• remisser
• motioner
• medborgarförslag
• blomlådor
• skolskjuts
• parkeringstillstånd
• snöskottning
• tomtkö
• försäljning av tomt
• va och renhållningsanmälan
• specialkost
• tillfälliga LTF
• planansökan

Samhällsbyggnadsnämnden behandlar de uppgifter som är nödvändiga för att kunna fatta ett korrekt beslut i ditt ärende. Därför behöver sektorn hantera även känsliga personuppgifter. Mer information om hur dina uppgifter används kan du få av din handläggare.

Vid ansökan om jobb

Samhällsbyggnadsnämnden behandlar dina personuppgifter om du skickar in en jobbansökan till sektorn. Behandlingen för att tillsätta tjänsten är för att utföra en uppgift av allmänt intresse.

När du skickar förfrågningar eller synpunkter

Samhällsbyggnadsnämnden behandlar dina personuppgifter för att kommunicera med dig då du ställt en förfrågan eller inkommit med synpunkter och för att handlägga ärendet. Den rättsliga grunden för behandlingen är att den sker för att utföra en uppgift av allmänt intresse.

Är anställd eller utför uppdrag åt samhällsbyggnadsnämnden

Samhällsbyggnadsnämnden behandlar de uppgifter som är nödvändiga för att administrera din anställning eller ditt uppdrag, betala ut lön och ersättning. I vissa fall är det nödvändigt för sektorn som arbetsgivare att hantera även känsliga personuppgifter. Detta gäller främst i ärenden om sjukskrivning och rehabilitering. Den lagliga grunden för behandlingarna är för att fullgöra ett avtal.

Vid straffrättsliga påföljder

I vissa fall ansvarar samhällsbyggnadsnämnden enligt lag för att genomföra beslut som fastställts av domstol. I dessa fall är det brottsdatalagen som styr hur sektorn behandlar dina personuppgifter för att kunna se till att den påföljd som domstolen beslutat om sker.