Kulturnämndens behandling av personuppgifter

Inom Säters kommun är det respektive nämnd eller kommunstyrelsen som är personuppgiftsansvarig.

Kulturnämnden i Säters kommun är ansvarig för hur personuppgifter behandlas inom kulturnämndens verksamheter

Vi skyddar dina uppgifter

Det är viktigt för kulturnämnden i Säters kommun att du känner dig trygg med hur vi hanterar dina personuppgifter. Därför är vi öppna med hur vi samlar in, behandlar och delar med oss av de uppgifter som vi sparar hos oss.

Personuppgifter ska behandlas lagligt, säkert och korrekt så att den personliga integriteten respekteras. På den här sidan kan du läsa om vilka personuppgifter kulturnämnden behandlar och i vilket syfte samt hur du kan ta tillvara dina rättigheter. Dina personuppgifter skyddas av den dataskyddsförordning som gäller inom EU, kallas även GDPR, General Data Protection Regulation. Kulturnämnden behandlar dina personuppgifter i enlighet med bestämmelserna i lagstiftningen.

Syfte med behandlingen och vem som får ta del av dina personuppgifter

Kulturnämnden behandlar dina personuppgifter i syfte att utreda, besluta, verkställa och dokumentera insatser som beviljas från kulturnämnden.

De som behandlar eller tar del av de uppgifter som vi har om dig är anställda inom kulturenheten som har den behörigheten och handlägger ditt ärende. Om ditt ärende behöver ett beslut i kulturnämnden kommer kulturnämndens politiker att ta del av de uppgifter som behövs för att beslutet ska kunna tas.

Kulturnämnden har giltiga avtal (personuppgiftsbiträdesavtal) med de företag som leverera datasystem som används för att hantera dina personuppgifter.

Rättslig grund

För att behandling av personuppgifter ska vara laglig måste det enligt dataskyddsförordningen finnas en rättslig grund för behandlingen. De rättsliga grunder som främst är aktuella för kulturnämnden är allmänt intresse eller avtal.

Typ av personuppgifter

Vilka typer av personuppgifter som behandlas varierar utifrån vilket ärende det rör sig om. Ibland behövs endast namn, medan personnummer och ytterligare uppgifter är nödvändiga i andra fall. Vi frågar inte om mer personuppgifter än nödvändigt.

Ibland krävs att vi behandlar känsliga personuppgifter. Exempel på uppgifter som är känsliga kan vara uppgifter om hälsa, etnicitet, sexuell läggning med flera. Sådana uppgifter kräver enligt dataskyddsförordningen extra skydd. Vi behandlar inte känsliga personuppgifter om det inte är nödvändigt för syftet med behandlingen.

Så länge sparar vi dina uppgifter

Dina personuppgifter behandlas så länge som kulturnämnden har behov av att handlägga ditt ärende.

Som myndighet måste information hanteras enligt gällande arkiv- och gallringsregler. Eftersom de flesta personuppgifterna som behandlas ingår i en allmän handling krävs gallringsbeslut för att uppgifterna ska kunna gallras/raderas. Besluten om gallring finns i regel i en så kallad informationshanteringsplan. Personuppgifterna gallras eller bevaras sedan enligt kulturnämndens informationshanteringsplan.

Regler

Det finns särskilda regler för allmänna handlingar gällande bevarande och gallring. Det innebär även att personuppgifter kan begäras och lämnas ut som en del av allmän handling oavsett för vilket ändamål personuppgiften ursprungligen behandlades. Denna rätt gäller dock inte om handlingarna innehåller uppgifter som är belagda med sekretess enligt offentlighets- och sekretesslagen.

Dina rättigheter när dina personuppgifter behandlas av oss

När dina personuppgifter behandlas av kulturnämnden har du som registrerad flera rättigheter. Du kan begära tillgång till vilka personuppgifter om dig som vi behandlar, ett så kallat registerutdrag. Du kan begära begränsning av behandling av dina personuppgifter, begära dataportabilitet och när som helst återkalla eventuellt samtycke. Om vi behandlar dina personuppgifter efter ett samtycke från dig så har du också rätt att invända mot behandling av dina personuppgifter.

Om dina uppgifter hos oss är felaktiga, ofullständiga eller irrelevanta, kan du begära att få dem rättade. Vi kan normalt inte radera uppgifter som utgör allmänna handlingar eller om det föreligger ett lagstadgat krav på lagring.

Du har rätt att när som helst begära information om vilka personuppgifter vi har sparat om dig. Din begäran ska vara skriftlig och egenhändigt undertecknad samt innehålla uppgift om namn och personnummer. Detta behöver vi för att säkerställa att vi lämnar ut uppgifterna till rätt person.

Överföring till tredje land

Dataskyddsförordningen reglerar särskilt delning av personuppgifter med tredje land, det vill säga länder som inte är en del av den Europeiska unionen. I regel överförs dina uppgifter inte till tredje land men om nämnden behöver överföra dina uppgifter till tredje land ska du få reda på det.

Frågor eller klagomål om personuppgiftsbehandling

Kontakta kulturnämnden om du har frågor om personuppgiftsbehandlingen eller vill använda dig av någon av dina rättigheter som registrerad.

Även med övriga frågor kring hanteringen av dina personuppgifter eller är missnöjd med hanteringen, kan du vända dig till kulturenheten eller till kulturenhetens dataskyddsombud.
Klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten

Om du anser att kulturnämnden behandlar dina uppgifter i strid med Dataskyddsförordningen kan du också klaga hos Integritetsskyddsmyndigheten, som är tillsynsmyndighet för behandling av personuppgifter.

Kontaktuppgifter

• Kulturnämnden: kultur@sater.se
• Dataskyddsombud: dso@xeeda.se
• Integritetsmyndigheten: imy@imy.se

Personuppgiftsbehandlingar i olika situationer

Webbplatser och cookies

När du besöker någon av våra webbplatser används kakor (cookies). En kaka är en liten textfil som lagras på din dator. Kakor används normalt för att förbättra en webbplats för dig som besökare, genom att föra över information mellan webbläsare och webbservrar. De vanligaste användningsområdena är att spara användarens val på en webbsida och för teknisk information. Kakor används också för att samla statistik om besök på webbsidan.

Om du inte accepterar att kakor används kan du stänga av användningen av kakor. Det gör du i din webbläsares säkerhetsinställningar.

Om du använder sociala medier för att komma i kontakt med oss

Om du använder sociala medier, till exempel Facebook, för att komma i kontakt med kulturenheten, överförs informationen och dina personuppgifter till tredje part, vilket i det här fallet är det företag som driver det sociala mediet.

Sociala medier och tredjelandsöverföring

När du kontaktar kulturnämnden i sociala medier innebär det att dina personuppgifter överförs till tredje land, det vill säga ett land utanför EU/EES. Detta är viktigt att känna till eftersom dina personuppgifter inte skyddas av europeisk lag i länder utanför EU/EES. Uppgifter du publicerar i sociala medier kan användas i andra syften än vad du eller kulturenheten ursprungligen tänkt, t ex profilering för att skapa riktad reklam och i vissa fall övervakning enligt tredje lands säkerhetslagstiftning. Företaget som äger det sociala mediet meddelar inte nödvändigtvis om eller när detta sker.

Nedan listas de sociala medieplattformar som kulturnämnden har konton hos och vilka länder utanför EU/EES som företagen överför personuppgifter till.

• Facebook: USA
• Instagram: USA

För din egen skull rekommenderar kulturenheten dig att du inte skickar känslig information till kommunen via sociala medier.

Kulturnämnden svarar aldrig på frågor som rör individärenden via sociala medier.

Om du ingår avtal med och utför uppdrag åt kulturnämnden

Om det avtalade uppdraget eller tjänsten innebär att behandling av personuppgifter sker ska ett personuppgiftsbiträdesavtal enligt bestämmelser i dataskyddsförordningen tecknas mellan parterna i samband med undertecknande av avtalet. I Personuppgiftsbiträdesavtalet ger kulturnämnden instruktioner till den andra parten hur de får behandla uppgifterna.

Vid ansökan om, samt utförande av insats

Kulturnämnden behandlar dina personuppgifter för att handlägga ditt ärende.
Kulturnämnden hanterar bland annat följande ärenden:

• Lån av böcker eller annat material från något av våra bibliotek
• Ansökan om kulturbidrag

Kulturnämnden behandlar de uppgifter som är nödvändiga för att kunna fatta ett korrekt beslut i ditt ärende. Mer information om hur dina uppgifter används kan du få av din handläggare.

Vid ansökan om jobb

Kulturnämnden behandlar dina personuppgifter om du skickar in en jobbansökan till oss. Behandlingen för att tillsätta tjänsten sker för att utföra en uppgift av allmänt intresse.

När du skickar förfrågningar eller synpunkter

Kulturnämnden behandlar dina personuppgifter för att kommunicera med dig då du ställt en förfrågan och för att handlägga ärendet. Den rättsliga grunden för behandlingen är att den sker för att utföra en uppgift av allmänt intresse.

När du är anställd eller har uppdrag hos kulturenheten

Det är kommunstyrelsen i Säters kommun som är personuppgiftsansvarig för personuppgifter som behandlas om anställda. På uppdrag av kommunstyrelsen så är det kulturnämnden som behandlar personuppgifter för de som är anställda inom kulturenhetens verksamheter. Kulturenheten behandlar de uppgifter som är nödvändiga för att administrera din anställning eller ditt uppdrag, betala ut lön och ersättning. I vissa fall är det nödvändigt för kulturenheten som arbetsgivare att hantera även känsliga personuppgifter. Detta gäller främst i ärenden om sjukskrivning och rehabilitering. Den lagliga grunden för behandlingarna är för att fullgöra ett avtal.

Vid ansökan av kulturbidrag

Kulturnämnden behandlar dina personuppgifter för att handlägga ditt ärende om du har lämnat in en ansökan om kulturbidrag. Syftet med behandlingen är då att fatta beslut i enlighet med uppsatta riktlinjer för kulturbidrag. Den rättsliga grunden för behandlingen är att den sker för att utföra en uppgift av allmänt intresse.

Vid lån av böcker

Kulturnämnden behandlar dina personuppgifter vid lån av böcker/datorer och annat material på våra bibliotek. Den rättsliga grunden för behandlingen är att den sker för att utföra en uppgift av allmänt intresse.