Barn- och utbildningsnämndens personuppgiftshantering

Inom Säters kommun är det respektive nämnd som är personuppgiftsansvarig.

Barn- och utbildningsnämnden skyddar dina uppgifter

Det är viktigt för barn- och utbildningsnämnden i Säters kommun att du känner dig trygg med hur vi hanterar dina personuppgifter. Därför är vi öppna med hur vi samlar in, behandlar och delar med oss av de uppgifter som vi sparar hos oss.

Personuppgifter ska behandlas lagligt, säkert och korrekt så att den personliga integriteten respekteras. På den här sidan kan du läsa om vilka personuppgifter barn- och utbildningsnämnden behandlar och i vilket syfte samt hur du kan ta tillvara dina rättigheter. Dina personuppgifter skyddas av Dataskyddsförordning som gäller inom EU, kallas även GDPR, General Data Protection Regulation. Barn- och utbildningsnämnden behandlar dina personuppgifter i enlighet med bestämmelserna i lagstiftningen.

Syfte med behandlingen och vem som får ta del av dina personuppgifter

Barn- och utbildningssektorn behandlar dina personuppgifter i syfte att utreda, besluta, verkställa och dokumentera insatser som beviljas från barn- och utbildningsnämnden.

De som behandlar eller tar del av de uppgifter som vi har om dig är anställda inom barn- och utbildningssektorn som har den behörigheten och handlägger ditt ärende. Om ditt ärende behöver ett beslut i barn- och utbildningsnämnden kommer barn- och utbildningsnämndens politiker att ta del av de uppgifter som behövs för att beslutet ska kunna tas.

Barn- och utbildningsnämnden har giltiga avtal (personuppgiftsbiträdesavtal) med de företag som levererar datasystem som används för att hantera dina personuppgifter.

Rättslig grund

För att behandling av personuppgifter ska vara laglig måste det enligt dataskyddsförordningen finnas en rättslig grund för behandlingen. De rättsliga grunder som främst är aktuella för barn- och utbildningsnämnden är rättslig förpliktelse, myndighetsutövning eller avtal.

Här kan du läsa mer om personuppgiftsbehandlingar i olika situationer.

Typ av personuppgifter

Vilka typer av personuppgifter som behandlas varierar utifrån vilket ärende det rör sig om. Ibland behövs endast namn, medan personnummer och ytterligare uppgifter är nödvändiga i andra fall. Vi frågar inte om mer personuppgifter än nödvändigt.

Ibland krävs att vi behandlar känsliga personuppgifter. Exempel på uppgifter som är känsliga kan vara uppgifter om hälsa, etnicitet, sexuell läggning med flera. Sådana uppgifter kräver enligt dataskyddsförordningen extra skydd. Vi behandlar inte känsliga personuppgifter om det inte är nödvändigt för syftet med behandlingen.

Så länge sparar vi dina uppgifter

Dina personuppgifter behandlas så länge som barn- och utbildningsnämnden har behov av att handlägga ditt ärende.

Som myndighet måste information hanteras enligt gällande arkiv- och gallringsregler. Eftersom de flesta personuppgifterna som behandlas ingår i en allmän handling krävs gallringsbeslut för att uppgifterna ska kunna gallras eller raderas. Besluten om gallring finns i regel i en så kallad informationshanteringsplan. Personuppgifterna gallras eller bevaras sedan enligt barn- och utbildningsnämnden informationshanteringsplan.

Dina rättigheter när dina personuppgifter behandlas

När dina personuppgifter behandlas av barn- och utbildningsnämnden har du som registrerad flera rättigheter. Du kan begära tillgång till vilka personuppgifter om dig som vi behandlar, ett så kallat registerutdrag. Du kan begära begränsning av behandling av dina personuppgifter, begära dataportabilitet och när som helst återkalla eventuellt samtycke. Om vi behandlar dina personuppgifter efter ett samtycke från dig så har du också rätt att invända mot behandling av dina personuppgifter.

Om dina uppgifter hos barn- och utbildningsnämnden är felaktiga, ofullständiga eller irrelevanta, kan du begära att få dem rättade. Vi kan normalt inte radera uppgifter som utgör allmänna handlingar eller om det föreligger ett lagstadgat krav på lagring.

Du har rätt att när som helst begära information om vilka personuppgifter vi har sparat om dig. Din begäran ska vara skriftlig och egenhändigt undertecknad samt innehålla uppgift om namn och personnummer. Detta behöver vi för att säkerställa att vi lämnar ut uppgifterna till rätt person.

Skicka din förfrågan till: bun@sater.se

Överföring till tredje land

Dataskyddsförordningen reglerar särskilt delning av personuppgifter med tredje land, det vill säga länder som inte är en del av den Europeiska unionen. I regel överförs dina uppgifter inte till tredje land men om sektorn behöver överföra dina uppgifter till tredje land ska du få reda på det.

Personuppgiftsansvarig

Det är barn- och utbildningsnämnden som har ansvaret för att dina personuppgifter behandlas lagligt, säkert och i övrigt korrekt.

Frågor eller klagomål om personuppgiftsbehandling

Kontakta barn- och utbildningssektorn om du har frågor om personuppgiftsbehandlingen eller vill använda dig av någon av dina rättigheter som registrerad.

Även med övriga frågor kring hanteringen av dina personuppgifter eller är missnöjd med hanteringen, kan du vända dig till barn- och utbildningssektorn eller barn- och utbildningssektorn dataskyddsombud.

Klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten

Om du anser att sektorn behandlar dina uppgifter i strid med Dataskyddsförordningen (GDPR) kan du också klaga hos Integritetsskyddsmyndigheten, IMY, som är tillsynsmyndighet för behandling av personuppgifter.

Kontaktuppgifter

• Personuppgiftsansvarig: bun@sater.se
• Dataskyddsombud: dso@xeeda.se
• Integritetskyddsmyndigheten: imy@imy.se

Personuppgiftsbehandlingar i olika situationer

Webbplatser och cookies

När du besöker någon av våra webbplatser används kakor (cookies). En kaka är en liten textfil som lagras på din dator. Kakor används normalt för att förbättra en webbplats för dig som besökare, genom att föra över information mellan webbläsare och webbservrar. De vanligaste användningsområdena är att spara användarens val på en webbsida och för teknisk information.

Kakor används också för att samla statistik om besök på webbsidan.

Om du inte accepterar att kakor används kan du stänga av användningen av kakor. Det gör du i din webbläsares säkerhetsinställningar.

Om du använder sociala medier för att komma i kontakt med oss

Om du använder sociala medier, till exempel Facebook, för att komma i kontakt med barn- och utbildningssektorn, överförs informationen och dina personuppgifter till tredje part, vilket i det här fallet är det företag som driver det sociala mediet.

Sociala medier och tredjelandsöverföring

När du kontaktar barn- och utbildningsnämnden i sociala medier innebär det att dina personuppgifter överförs till tredje land, det vill säga ett land utanför EU/EES. Detta är viktigt att känna till eftersom dina personuppgifter inte skyddas av europeisk lag i länder utanför EU/EES. Uppgifter du publicerar i sociala medier kan användas i andra syften än vad du eller barn- och utbildningssektorn ursprungligen tänkt, t ex profilering för att skapa riktad reklam och i vissa fall övervakning enligt tredje lands säkerhetslagstiftning. Företaget som äger det sociala mediet meddelar inte nödvändigtvis om eller när detta sker.

Nedan listas de sociala medieplattformar som barn- och utbildningssektorn har konton hos och vilka länder utanför EU/EES som företagen överför personuppgifter till.

• Facebook: USA
• Instagram: USA

För din egen skull rekommenderar barn- och utbildningsnämnden dig att du inte skickar känslig information till kommunen via sociala medier.

Barn- och utbildningssektorn svarar aldrig på frågor som rör personärenden via sociala medier.

Därför behandlar vi dina personuppgifter

Barn- och utbildningsnämnden ansvarar för den kommunala förskolan, barnomsorg, grundskolan, grundsärskolan, samt kommunal vuxenutbildning. Nämnden ansvarar också för modersmålsundervisning, studie- och yrkesvägledning, förskole- och skolutveckling och det kommunala aktivitetsansvaret.

Inom ramen för detta uppdrag behandlar vi personuppgifter för flera ändamål:

Administrera och bedriva barnomsorgsverksamhet

När vi administrerar ansökningar, placeringar och fakturering till barnomsorg (förskoleplats och fritidshemsplats) hanterar vi personuppgifter både på vårdnadshavare och barn.

Administrera och bedriva utbildning

När vi administrerar utbildningar hanterar vi bland annat personuppgifter för att registrera elever på kurser, för att sätta betyg och för att registrera närvaro. Inom utbildningen hanteras även personuppgifter i elevernas arbeten och för att ge elever tillgång till digitala läromedel.

Tillhandahålla elevhälsa

Inom grundskola och grundsärskola är vi skyldiga att erbjuda elevhälsa med medicinska, psykosociala och specialpedagogiska insatser. I detta arbete hanterar vi bland annat uppgifter i elevers skolhälsovårdsjournaler.

Följa upp och utveckla verksamheten

Barn- och utbildningsnämnden arbetar kontinuerligt med att utveckla verksamheten och för att kunna göra detta på ett effektivt sätt använder vi i vissa fall statistiska underlag. För att få fram underlagen kan vissa personuppgifter hanteras för statistiska ändamål. I statistiken presenteras inga uppgifter på individnivå utan vi fokuserar på övergripande mönster och trender, till exempel betygsutveckling på en skola över tid.

Hantera ersättningar och bidrag

Vi behandlar bland annat personuppgifter för att kunna tillhandahålla resekort till våra elever och för att hantera ersättningar för skolplatser mellan kommuner, samt för att betala ut inackorderingstillägg till vissa elever.

Genomföra det kommunala aktivitetsansvaret

Kommunen har en skyldighet att hålla sig informerad om hur ungdomar under 20 år som fullgjort sin skolplikt och inte studerar i gymnasieskolan eller på någon motsvarande utbildning är sysselsatta. Detta för att kunna erbjuda lämpliga åtgärder för att ungdomarna ska hitta en sysselsättning. För att göra detta möjligt för kommunen ett register över de ungdomar som faller under det kommunala aktivitetsansvaret. Detta register hanteras av utbildningssektorn.

Hantera inkomna synpunkter, klagomål och frågor

När du hör av dig till oss kan vi komma att behandla dina personuppgifter för att hjälpa dig i ditt ärende. Personuppgifterna behandlas för att kunna ge dig ett svar och i de fall det är nödvändigt för att hjälpa dig i ditt ärende. Du kan lämna synpunkter och klagomål utan att uppge kontaktuppgifter, men då kan du inte få något svar.

Kamerabevakning

På flera av våra skolor förekommer kamerabevakning i syfte att förhindra och utreda brott. På skolorna finns skyltar som upplyser om vilka ytor som är kamerabevakade.

Om du ingår avtal med och utför tjänster åt barn- och utbildningssektorn

Om det avtalade uppdraget eller tjänsten innebär att behandling av personuppgifter sker ska ett personuppgiftsbiträdesavtal enligt bestämmelser i dataskyddsförordningen tecknas mellan parterna i samband med undertecknande av avtalet. I personuppgiftsbiträdesavtalet ger barn- och utbildningssektorn instruktioner till den andra parten hur de får behandla uppgifterna.

Vid ansökan om jobb

Barn- och utbildningsnämnden behandlar dina personuppgifter om du skickar in en jobbansökan till sektorn. Behandlingen för att tillsätta tjänsten sker som ett led i sektorns myndighetsutövning och övrig behandling för att utföra en uppgift av allmänt intresse.

När du skickar förfrågningar eller synpunkter

Nämnden  behandlar dina personuppgifter för att kommunicera med dig då du ställt en förfrågan och för att handlägga ärendet. Den rättsliga grunden för behandlingen är att den sker för att utföra en uppgift av allmänt intresse.

När du är anställd eller har uppdrag hos barn- och utbildningssektorn

Det är kommunstyrelsen i Säters kommun som är personuppgiftsansvarig för personuppgifter som behandlas om anställda. På uppdrag av kommunstyrelsen är det barn- och utbildningsnämnden som behandlar personuppgifter för de som är anställda inom barn- och utbildningssektorns verksamheter. Nämnden behandlar de uppgifter som är nödvändiga för att administrera din anställning eller ditt uppdrag, betala ut lön och ersättning. I vissa fall är det nödvändigt för sektorn som arbetsgivare att hantera även känsliga personuppgifter. Detta gäller främst i ärenden om sjukskrivning och rehabilitering. Den lagliga grunden för behandlingarna är för att fullgöra ett avtal.