1    Inledning

Detta är en arkivbeskrivning upprättad enligt 6 § Arkivlagen (1990:782), samt en redovisning av allmänna handlingar enligt 4 kap. 2 § Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400).

Arkivbeskrivning ger information om vilka slag av handlingar som kan finnas i Socialnämndens arkiv och hur arkivet är organiserat. Arkivbeskrivningen beskriver även översiktligt myndighetens historia och förändringarna genom tiderna.

Arkivbeskrivningen utgör tillsammans med klassificeringsstrukturen och informationshanteringsplanen, Socialnämndens arkivredovisning.

2    Verksamhetsbeskrivning

2.1       Socialnämnden i dag

Socialnämnden ansvarar i dag för verksamheter enligt Socialnämndens reglemente.
Dessa områden är vård och omsorg (äldreomsorg, funktionsnedsättning och individ-och familjeomsorg), kommunal hälso-och sjukvård och hemsjukvård.

Socialnämnden har utsett ett arbetsutskott som ska besluta i de individärenden som socialnämnden har delegerat till utskottet.

Kommunala Pensionärsrådet (KPR) ligger under socialnämnden och sammanträder 1 gång per kvartal.

2.2       Socialnämndens historik

Information om socialnämndens olika benämningar och sammansättningar har hämtats från arkivet i Säters kommun. Det finns fler nämnder som kan räknas till de ”sociala arkiven” innan socialnämnden bildades 1971.

2.2.1    Socialnämndens motsvarighet i tidigare kommundelar

Säters stad:

• 1957–70 Finns Socialnämnden under Säters stad.
• För tiden före 1957 hänvisas i förteckningen till:
• 1847–1956 Fattigvårdsstyrelsen, Säters stad

Se även

• 1924–1970 Barnavårdsnämnden
• 1940–1944 Familjebidragsnämnden
• 1853–1942 samt 1944–1970 Hälsovårdsnämnden (oklart varför 1943 saknas)

Säters socken:

• 1926–1951 Barnavårdsnämnden
• 1940–1951 Familjebidragsnämnden
• 1858–1951 Fattigvårdsstyrelsen

Silvbergs kommun:

• 1918–1952 Barnavårdsnämnden
• 1940–1945 Familjebidragsnämnden
• 1890–1951 Fattigvårdsstyrelsen
• 1944–1951 Hälsovårdsnämnden
• 1945–1951 Hemhjälpsnämnden

St Skedvi kommun:

• 1925–1970 Barnavårdsnämnden
• 1940–1964 Familjebidragsnämnden
• 1853–1898 samt 1919–1951 Fattigvårdsstyrelsen (oklart varför det är ett avbrott)
• 1944–1957 Hemhjälpsnämnden
• 1936–1979 Hälsovårdsnämnden
• 1952–1970 Socialnämnden

Gustafs kommun:

• 1925–1970 Barnavårdsnämnden
• 1940–1947 Familjebidragsnämnden
• 1848–1860 samt 1919–1954 Fattigvårdsstyrelsen (oklart varför det är ett avbrott)
• 1944–1968 Hemhjälpsnämnden
• 1951–1970 Hälsovårdsnämnden
• 1955–1970 Socialnämnden

2.2.2    Socialnämnden i Säters kommun

• 1971 bildades den Sociala centralnämnden (likaså familjebidragsnämnd och hemhjälpsnämnd)
• 1991 bildades Omsorgsnämnden då verksamhetsområdet barnomsorg gick över till barn-och utbildningsnämnden. Här har man i kommunarkivet gjort en bedömning att det inte är en ny arkivbildare.
• 1997 ändras namnet till Socialnämnden. Namnbytet sker i samband med en mindre verksamhetsförändring men det anses fortfarande vara samma arkivbildare.
  Socialförvaltningen är Socialnämndens verkställande verksamhet.
• Mellan åren 1989 – 1998 fanns ett arbetsutskott som beslutade i delegerade ärenden.
• Parallellt med Socialnämnden fanns under åren 2005 – 2006 en Gemensam nämnd för vård och omsorg. Socialnämnden handlade och beslutade under denna period i individärenden som omfattades av sekretess.
  Den gemensamma nämnden bestod av ledamöter och ersättare från Socialnämnden i Säter samt en ledamot och en ersättare utsedd av landstingsfullmäktige. Den gemensamma nämnden ansvarade för drift, budget, utveckling och utförande av geriatrisk och psykiatrisk hemsjukvård, hemrehabilitering, hjälpmedel och folkhälsofrågor, Säters kommuns äldre- och handikappomsorg samt den geriatrik och den medicinskt omfattande hemsjukvård som bedrevs för medborgare i Säters kommun vid Borlänge sjukhus.
  Avtalsperioden var på två år och perioden förnyades inte.
• Delegeringen av ärenden till ett arbetsutskott är sedan 2015 återinfört och avser endast myndighetsutövning i de individärenden som är delegerbara.
• 2020 bytte verksamheten under Socialnämnden namn från socialförvaltningen till sociala sektorn. Ändringen av benämningen sker efter beslut i kommunstyrelsen (2020-05-26) enligt tolkning av ny lydelse i Kommunallagen.

2.3       Organisations- och verksamhetsförändringar som skett under åren

2.4       Bestämmelser som gäller i kärnverksamheten

Socialnämnden utgår bland annat från följande lagar/föreskrifter/bestämmelser i sitt arbete:

• Kommunallagen (2017:725)
• Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400)
• Förvaltningslagen
• Dataskyddsförordningen
• NIS2 och Cybersäkerhetslagen
• Arkivlagen
• Socialtjänstlagen (2025:400)
• Lag (1990:52) med särskilda bestämmelser om vård av unga
• Lag (1993:387) om stöd och service till vissa funktionshindrade
• Lag (1992:1574) om bostadsanpassningsbidrag m. m.
• Hälso- och sjukvårdslag (2017:30)
• Patientdatalag (2008:355)
• Lag (2001:454) om behandling av personuppgifter inom socialtjänsten
• Reglementen, policys och andra styrdokument fastanställda av kommunfullmäktige
• Rutiner och andra styrdokument som tagits fram av sociala sektorn
• fl.

2.5       Sociala sektorns organisationsschema 2025

2.6       Socialnämndens organisation och ansvar

Socialnämnden ska främja människors ekonomiska och sociala trygghet, jämlikhet i levnadsvillkor och aktiva deltagande i samhällslivet.

2.6.1    Vård och omsorg

Socialnämnden ansvarar för att kommunens invånare får vård och omsorg i enlighet med gällande lagstiftning. Nämnden har ett särskilt ansvar för att stödja utsatta individer och familjer som har behov av kompletterande samhällsinsatser.

2.6.2    Kommunal hälso- och sjukvård samt hemsjukvård

Enligt Hälso- och sjukvårdslagen ska kommunerna erbjuda en god hälso- och sjukvård i särskilda boenden för äldre, korttidsboenden, bostäder med särskild service för personer med funktionsnedsättning och dagverksamheter som är reglerade i socialtjänstlagen.

I Dalarna kommunaliserades hemsjukvården 2013 vilket innebär att Regionen överlåtit ansvaret till kommunerna för hälso- och sjukvård i hemmet. Det finns ett hemsjukvårdsavtal som beskriver ansvarsfördelningen mellan region och kommun. Det innefattar bland annat kriterier för hemsjukvård, hembesök och hjälpmedel.

Kommunerna har ansvar upp till sjuksköterske-, arbetsterapeut- och fysioterapeut nivå. Läkarmedverkan ansvarar Regionen för.

2.6.3       Bostadsanpassning

Socialnämnden ansvarar för anpassning av bostäder enligt gällande lag om bostadsanpassning. Bostadsanpassning kan ske hos en person med funktionsnedsättning för anpassning av dennes permanentbostad.

2.7       Sociala sektorns verksamheter

2.7.1     Stab

Staben består av ekonom, avgiftshandläggare/bostadsanpassning, medicinskt ansvarig sjuksköterska (MAS), systemförvaltare och nämndsekreterare/registrator. Stabens funktion förutom de primära arbetsuppgifterna är att stötta och bistå den övriga verksamheten i olika frågor utifrån sin yrkeskompetens.

2.7.2     Individ- och familjeomsorg inkl. biståndsgruppen

2.7.2.1          Individ- och familjeomsorg

Verksamheten utreder och beslutar om rätten till bistånd avseende ekonomiskt stöd, insatser för barn och unga och för vuxna enligt Socialtjänstlagen (2025:400) och tillhörande speciallagar.
Det kan t.ex. gälla familjerättsärende, vård och behandling av missbruk, fastställande av faderskap, öppenvårdsinsatser o.s.v.

I verksamheten finns även- budget- och skuldrådgivning.

2.7.2.2         Biståndsgruppen för äldreomsorg/funktionsnedsättning

Biståndsenheten utreder och beslutar om rätten till bistånd inom äldre- och handikappomsorgen enligt Socialtjänstlagen (2025:400) och Lag (1993:387) om stöd och service till vissa funktionshindrade. Det kan t.ex. handla om insatser i form av hemtjänst, särskilt boende, personlig assistans, gruppbostad o.s.v.

2.7.3     Hälso- och sjukvårdsteamet

Verksamheten ansvarar för hälso-och sjukvårdsinsatser för personer som bor på särskilda boenden för äldre, korttidsboenden, bostäder med särskild service för personer med funktionsnedsättning och dagverksamheter.

Kommunens ansvar omfattar insatser utförda av legitimerad sjuksköterska, arbetsterapeut och sjukgymnast/fysioterapeut. I verksamheten finns även medicinskt ansvarig sjuksköterska (MAS) som har det övergripande tillsynsansvaret för att säkra god kvalitet i kommunens hälso-och sjukvård.

2.7.4     Ordinärt boende (Hemtjänst)

Hemtjänsten verkställer insatser i form av hemtjänst, trygghetslarm och dagverksamhet. Målet med hemtjänstinsatserna är att den enskilde ska kunna bo kvar i det egna hemmet så länge hon/han önskar och att underlätta för den enskilde att leva ett självständigt liv utifrån egna förutsättningar.

2.7.5     Särskilt boende

Verksamheten för särskilt boende verkställer insatser i form av särskilt boende och korttidsboende.

Korttidsboende är alltid tidsbegränsat, beviljas efter behov och sällan längre än tvåveckorsperioder. Målet med korttidsboende ska vara inriktad på vad den enskilde behöver för att kunna komma hem.

2.7.6     Funktionsnedsättning

Verksamheten verkställer insatser till personer som har olika funktionsnedsättningar. Verkställigheten kan t.ex. vara i form av gruppbostäder för personer tillhörande personkrets, insats om daglig verksamhet, personlig assistent, boendestöd o.s.v.

3    Redovisning av arkiv

3.1       Arkivansvarig

Sektorchefen är arkivansvarig för Socialnämndens handlingar.

3.2       Ärende och handlingstyper

Socialnämndens viktigaste ärende och handlingstyper är:

• Nämnd- och utskottsprotokoll
• Förhandlingsprotokoll
• Diarieförda handlingar
• Personakter
• Journaler
• Rutiner och riktlinjer för Socialnämndens verksamheter

3.3       Allmänhetens sökvägar till handlingar

Protokoll, dokument- och ärendehanteringssystem och arkivförteckningar fungerar som sökingångar i arkivet. Säters kommun arbetar på en lösning för att allmänheten med hjälp av tekniska lösningar ska kunna ta del av allmänna handlingar.

Informationshanteringplanen visar var sektorn förvarar sina handlingar, och när de gallras eller förs över till centralarkiv. Arkivförteckningen visar vilka handlingar som har arkiverats, samt var de är placerade.

2019 upprättades ett samverkansavtal mellan dalakommunerna om förvaltning av ett gemensamt e-arkiv. Organisationen e-arkivcentrum är ingen egen myndighet. Myndighetsansvaret finns kvar hos respektive samverkanspart vilket innebär att den levererande arkivmyndigheten äger informationen som levereras till e-arkivet. Systemet för e-arkivering är Ida Infront.

3.4       Tekniska hjälpmedel

• Uppgifter om individer som får insats av Socialnämnden i Säters kommun dokumenteras i verksamhetssystemet Combine. I Combine handläggs även avgiftshanteringen.
• Uppgifter om individer som får hjälp med skuldrådgivning hanteras i verksamhetssystemet BOSS.
• Socialnämndens allmänna handlingar som inte ska förvaras i personakter eller journaler registreras och förvaras i socialnämndens myndighetsdiarium Public 360.
• Avvikelser avseende vård och/eller omsorg för individer samt verksamhetsrelaterade avvikelser (from hösten 2025) registreras i DF Respons.
• Övriga tekniska hjälpmedel finns redovisade i sociala sektorns systemförteckning.

3.5       Sekretess

Verksamheten hanterar handlingar som kan omfattas av sekretess. Sekretessen regleras i Offentlighets- och sekretesslag (2009:400) (OSL). De sekretessbestämmelser som i huvudsak tillämpas är 25 kap 1 § samt 26 kap 1 § OSL. Gallringsbeslut finns i nämndens informationshanteringsplan.

Tystnadsplikt och informationssekretess gäller för alla som deltar eller deltagit i socialnämndens verksamheter. Det gäller såväl anställda, förtroendevalda, praktikanter, leverantörer, konsulter m.fl.

Sekretess innebär ett förbud att röja en uppgift som man tagit del av, oavsett om uppgiften är i tal och/eller skrift. Sekretessen gäller som utgångspunkt även mellan verksamheterna och mot andra myndigheter. I Brottsbalken 20 kap 3 § regleras brott mot tystnadsplikten i alla former.

3.6       Hantering av sociala medier

Till följd av Dataskyddförordningen ska sociala sektorn i regel inte upprätta konton i sociala medier för att minska risken att personuppgifter som socialnämnden ansvarar för hamnar utanför socialnämndens kontroll.

I de fall information av betydelse ändå inkommer genom sociala medier ska den registreras i diariet och bevaras tillsammans med diarieförda handlingar. Information som inte behöver diarieförs kan gallras vid inaktualitet.

3.7       Gallringsbeslut

Gallringsregler för personuppgifter inom socialtjänsten regleras i 16 kap Socialtjänstlagen (2025:400) (SoL), i 21 c och 21 d §§ Lag (1993:387) om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS) samt i Patientdatalag (2008:355).

Socialnämnden har en fastställd Informationshanteringsplan där ovanstående gallringsanvisningar ingår. I Informationshanteringsplanen finns i även gallringsregler för övrig information som inkommer, upprättas eller förvaras inom nämndens verksamheter.

3.8       Övriga hanteringsanvisningar i verksamheten

Övriga rutiner/riktlinjer/policys som anger hur information/handlingar ska hanteras:

• Arkivreglementet
• Gallringsbeslut av ringa betydles (fastställd av kommunstyrelsen)
• Riktlinjer för personuppgiftshantering (fastställd av personuppgiftsansvarig)
• Hantering av e-post i Säters kommun (fastställd av kommunstyrelsen)
• Informationssäkerhetspolicy (fastställd av kommunstyrelsen)
• Sekretess på kommunens server (fastanställd i sociala sektorn)

4    Organisation och ansvar kring hantering av information

Alla typer av handlingar samt vem som ansvarar för den specifika informationen finns dokumenterat i Socialnämndens informationshanteringsplan.

Socialnämnden har fastställt ”Riktlinjer för behandling av personuppgifter”.
Där beskrivs systemförvaltarens ansvar (systemdokumentation, riskbedömningar, konsekvensbeskrivningar m.m.) samt ansvaret för personuppgiftsbehandlingar enligt Dataskyddsförordningen.

4.1       Upplysning om myndighetens allmänna handlingar

För upplysning om myndighetens allmänna handlingar, deras användning och sökmöjligheter ska man vända sig till huvudregistrator på sociala sektorn. Huvudregistrator har sitt kontor på Rådhuset tillsammans med Sociala sektorns Stab. Kontakt tas via kommunens växel, 0225-550 00.

4.2       Uppgifter som myndigheten regelbundet hämtar från eller lämnar till andra

4.2.1     Statistiska ändamål

Socialnämndens har viss uppgiftsskyldighet enligt SoL kap 15 att lämna uppgifter för statistiska ändamål.

Socialnämnden ska enligt vad regeringen närmare föreskriver lämna ut personuppgifter till Socialstyrelsen för angelägna statistiska ändamål. Betydande restriktivitet ska iakttas när det gäller individrelaterade statistiska uppgifter. Det bör endast ske när det är påkallat av verkligt angeläget samhällsbehov. Se vidare Förordning (1981:1370) om skyldighet för socialnämnderna att lämna statistiska uppgifter.

4.2.2     Nationella kvalitetsregister

Enligt 7 kap 2 § Patientdatalag (2008:355) får personuppgifter behandlas i ett nationellt eller regionalt kvalitetsregister, om den enskilde inte motsätter sig det.

Ett Nationellt Kvalitetsregister innehåller individbaserade uppgifter om problem, insatta åtgärder och resultat inom hälso- och sjukvård och omsorg. I Sverige finns flera nationella kvalitetsregister med personbundna uppgifter inom specifika områden i hälso- och sjukvården. De används bland annat för förbättringsarbete och uppföljning samt för forskning.

4.2.3     Rätt till försäljning av uppgifter

Socialnämnden har inte rätt att sälja personuppgifter som ligger under myndighetens ansvar.