Redo för e-arkiv?

Innan ett leveransprojekt till e-arkivet påbörjas är det bra att reda ut en del frågor så att leveransprojektet sedan flyter på som det ska och inte stöter på hinder.

Behov av e-arkivering

Vad är behovet? Säkra långsiktigt bevarande, lagkrav, verksamhetsnytta, allmänhetens åtkomst. Varför finns behovet? It-system som ska stängas ner, årlig arkivering enligt plan, spara på licens-kostnader, säkra åtkomst, kvalitets- och informationssäkrat.

Kontaktpersoner för projektet

Vem eller vilka är kontaktpersoner för projektet? I kommunen ansvarig person eller arbetsgrupp; arkivarie, samordnare, it-strateg, it-tekniker, systemförvaltare.

Förberedelser av e-arkivering

Vilken dokumentation finns att utgå från?

• Dokumenthanteringsplan
• Bevarandeplan
• Gallringsutredning
• Systemdokumentation
• Arkivbeskrivning
• Beslut och styrdokument

Frågor att ställa sig innan man går vidare till ett leveransprojekt till e-arkivet

Vilka konsekvenser uppstår om behovet inte hanteras? 
Ökade kostnader för system. Förlorad information.

Hur ser tidsplanen ut?
Ta fram en grov tidsplanering.

Finns det avsatt budget?
Kostnader kan tillkomma för konsulttimmar hos leverantören för utdrag.

Finns det andra personer som är viktiga för projektet och vilka roller har de? Verksamhetsansvariga, systemförvaltare, arkivpersonal, registrator, leverantörer, IT, jurister, beslutsfattare.

Vilka kostnader kommer projektet att innebära?
Extra personal, konsulttjänster, exporteringsmoduler.

Är projektet genomförbart, ur teknisk, ekonomisk och juridisk synvinkel? 
Går det att exportera från systemet, blir det för höga konsultkostnader, behöver det finnas åtkomst i närarkiv, äger vi materialet.

Hur ser arkivstrukturen/ arkivförteckningen ut?
Samma arkivstruktur som används av kommunen i det fysiska arkivet. Olika strukturer kan bli aktuella över tid, den kan vara både processbaserad och enligt allmänna arkivschemat vid olika leveranser. Vilken gäller för det som ska levereras.

Finns det teknisk systemdokumentation?
Är den dokumentation som finns aktuell.

Kontakt med systemleverantören?
Har de exporterat till e-arkiv tidigare. Tidplan. Kostnadsförslag.

Vilken möjlighet finns för uttag till leverans?
Exportmodul, FGS, XML, Excel.

Vilket är huvudobjekt och dess underobjekt?
Exempelvis Ärende-Handling-Fil.

Vilket är rekommenderat format för bevarande?
Är det digitala kontorsdokument, filmer, ljud, bilder.

Vad ska vara sökbart?
Identifiera fält. Skärmdumpar från systemet.

Finns det metadata registrerat?
Är informationen konsekvent registrerad. Är det något som behöver kompletteras.

Är ärenden avslutade och gallrade?
Endast avslutade ärenden ska levereras till e-arkivet. Gallring enligt dokumenthanteringsplanen.

Vilket är behovet av återsökning?
Vem ska komma åt materialet, olika målgrupper. Är det allmänna handlingar.  Ska det vara sökbart för allmänheten, verksamheten, eller forskare.

Hur stor är den totala volymen, hur många filer?
Stora leveranser kan delas upp.

Hur ofta kommer överföring att genomföras?
Är det en total leverans av hela systemet eller återkommande tex årsvis.

Vilket filformat kommer användas?
Är det konverterat till arkivbeständigt format eller behöver konvertering göras vid inleverans.

Vilken information ska bevaras och hur?
Vad ska tas med i leveransen. Hur ska den visas.

Vilka arkivobjekt ska överföras?
Arkivobjekt består av handlingar och metadata.

Klassificering för sekretess- och personuppgifter, upphovsrätt?
Är sekretess och personuppgiftmarkering satt på objektsnivå. Finns lagrum angivet.