Redo för e-arkiv?

• Om behovet inte hanteras kan system kräva dyrare underhåll eller extra resurser.
• Viktig data riskerar att gå förlorad eller bli svåråtkomlig för medborgare och verksamhet.

Skissa en grov tidsplan med viktiga milstolpar för leverans, test och beslut. Planen bör vara flexibel så att den kan justeras vid nya behov eller hinder.

Kontrollera om budget finns avsatt för projektet. Tänk på att det kan tillkomma kostnader för konsulttimmar hos leverantören vid export och överföring av data till e-arkivet.

Identifiera alla som behöver vara involverade i projektet. Det kan inkludera verksamhetsansvariga, systemförvaltare, arkivpersonal, registratorer, leverantörer, IT-personal, jurister och beslutsfattare.

Projektet kan medföra kostnader för extra personal, konsulttjänster och eventuella exporteringsmoduler som behövs för att leverera data till e-arkivet.

Bedöm om projektet kan genomföras utan hinder. Kontrollera att data kan exporteras från systemet, att konsultkostnaderna är rimliga, om åtkomst i närarkiv behövs, och att kommunen äger materialet.

Leveransen bör följa samma arkivstruktur som kommunen använder i det fysiska arkivet. Strukturen kan vara processbaserad eller enligt allmänna arkivschemat beroende på leverans, och det är viktigt att avgöra vilken som gäller för det material som ska levereras.

Säkerställ att all relevant teknisk dokumentation finns tillgänglig och är uppdaterad inför projektet.

Kontrollera leverantörens erfarenhet av e-arkivexport, tidplan och kostnader för exporten.

Kontrollera vilka exportalternativ som finns tillgängliga, till exempel exportmodul, FGS, XML eller Excel, och välj den som passar bäst för leveransen till e-arkivet.

Identifiera huvudobjektet och dess underobjekt i leveransen. Till exempel kan strukturen vara: Ärende/Handling/Fil.

Identifiera vilket format som ska användas för långtidsbevarande, till exempel digitala kontorsdokument, filmer, ljud eller bilder.

Vilka fält som ska vara sökbara i e-arkivet? Dokumentera dem, till exempel med skärmdumpar från systemet som visar strukturen.

Kontrollera att all relevant metadata är registrerad och konsekvent. Identifiera om något saknas eller behöver kompletteras inför leveransen.

Kontrollera att endast avslutade ärenden ska levereras till e-arkivet och att gallring har skett enligt dokumenthanteringsplanen.

Definiera vilka som ska ha åtkomst till materialet, till exempel allmänheten, verksamheten eller forskare. Bestäm vilka handlingar som ska vara sökbara.

Bedöm den totala volymen och antalet filer. Stora leveranser kan delas upp i flera mindre leveranser för att underlätta hantering.

Ska leveransen ske som en total överföring av hela systemet eller som återkommande överföringar, till exempel årsvis?

Är filen konverterad till arkivbeständigt format eller behöver konvertering göras vid inleverans?

Vilken information ska ingå i leveransen och hur den ska visas i e-arkivet, så att bevarande och åtkomst blir tydlig och korrekt?

Identifiera vilka arkivobjekt som ska ingå i leveransen. Kom ihåg att ett arkivobjekt består av både handlingar och metadata.

Kontrollera att sekretess- och personuppgifter är korrekt markerade på objektsnivå och att relevant lagrum är angivet. Säkerställ även att upphovsrätt beaktas vid leverans.