Projektmodell för e-arkivering
För leveransprojekt till e-arkivet har vi tagit fram en handbok som beskriver hela processen vid en inleverans till e-arkivet. Processen är uppdelad i fem faser och handboken beskriver momenten i varje fas och vem som gör vad.
Arkiveringsprojektets fem faser
- Fas 0 – Undersöka
- Fas 1 – Inventera
- Fas 2 – Detaljera
- Fas 3 – Överföra
- Fas 4 – Kontrollera
Om flera samverkanskommuner har samma verksamhetssystem så är det en fördel att genomföra projektet tillsammans. Om det levererande verksamhetssystemet innehåller sekretess så kan man gå igenom fas 0–2 tillsammans och sedan ta enskilda möten när sekretessbelagd information hanteras.
Beskrivning av de olika faserna i projektet
Fas 0 – Undersöka
Målet med denna fas är att undersöka:
- Vilken typ av system
- Exportfunktion
- Syfte med arkivering
- Avstämning mot dokumenthanteringsplan
Fas 1 – Inventera
Målet med denna fas är att inventera:
- Behov av arkivering
- Behov av återsökning
- Avgränsning
- Uppskatta resursbehov
Fas 2 – Detaljera
Målet med denna fas är att:
- Specificera vad som ska arkiveras
- Hur det ska levereras
- I vilket format det ska levereras
Fas 3 – Överföra
Målet med denna fas:
- Sätta upp konfiguration i iipax archive
- Sätta upp inlämningskontrakt i iipax archive
- Läsa in arkivobjekten
Fas 4 – Kontrollera
Målet med denna fas:
- Kontrollera arkiverad information
- Vid behov utföra ändringar
- Skriva en slutrapport för projektet