Arkivkrav vid upphandling av verksamhetssystem

Vid upphandling av verksamhetssystem är det viktigt att ställa krav på att det ska gå att exportera informationen till e-arkiv och att informationen går att bevara långsiktigt.

Arkivkrav på metadata

Det ska genom metadata vara möjligt att särskilja på sådana handlingar som t ex. allmänna handlingar från arbetsmaterial och privata handlingar, innehåller personuppgifter från handlingar som inte gör det, sekretessbelagda handlingar från offentliga handlingar, olika myndigheters handlingar från varandra i gemensamma IT-stöd, handlingar som ska bevaras från handlingar som ska gallras, handlingar med olika gallringsfrister.

Arkivkrav på exportfunktion

Systemet ska ha funktioner som stödjer dataexport till lämpligt filformat för långtidslagring, eller att information lagras i framtidssäkrade format redan från början. Export av informationspaket ska kunna utföras av beställaren utan omfattande åtgärder och extra kostnad från leverantören.

Informationen ska exporteras i något av följande format:

• FGS Paketstruktur (Riksarkivets förvaltningsgemensamma specifikationer)
• Komma- eller tabbseparerad excelfil
• XML-format (Vid leverans i XML-format bör stilmallar i XSL-format ingå i exporten)

Övriga arkivkrav

1. Systemet skall stödja export och arkivering av data och tillhörande metadata.
2. Strukturella sammanhang, till exempel en sammanhållen personakt, skall kunna upprätthållas även vid export och arkivering av data.
3. Systemet skall stödja gallring av viss information enligt fastställda gallringsfrister i dokumenthanteringsplanen. Med gallring avses förstöring av allmänna handlingar.
4. Om systemet stödjer skannerintegration skall standardiserat format, PDF/A eller TIFF användas för bildfångst och lagring.
5. Vid en export ska filer och bilagor kunna förstås och separeras och inte vara beroende av en mappstruktur.
6. Markering för sekretess- och personuppgifter ska kunna översättas till följande nivåer:
   0, Ej sekretess
   1, Svag sekretess
   2, Stark sekretess
   0, Inga personuppgifter
   1, Harmlösa personuppgifter
   2, Integritetskänsliga personuppgifter
7. Systemet ska följa Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om tekniska krav för elektroniska handlingar (RA-FS 2009:02)
8. Systemet ska stödja fastställda FGS:er för olika informationstyper
   Läs här om Riksarkivets fastställda FGS:er för olika informationstyper