Säters kommuns riktlinjer för sociala medier

1. Syfte och ändamål

Kommunens sociala medier ska främja insyn, dialog och transparens. De ska ge medborgarna insyn i beslut och processer samt gärna skapa engagemang för dessa. Sociala medier är en del av kommunikationen och kan användas när det bedöms som lämpligt för att nå de mål som finns för verksamheten. Sociala medier ska även användas i syfte att bygga platsvarumärket Säter och bidra till en känsla av samhörighet bland invånarna.

Samtliga sidor, användare och liknande som skapas i tjänsten hos Säters kommun ska ha ett tydligt syfte och en plan för kommunikationen i det sociala mediet. Val av socialt medium ska ske efter övervägande av vilken social plattform som bäst uppfyller syftet med närvaron i sociala medium. Kommunikationsenhetens kanalvalsguide ska användas.

2. Hur vi kommunicerar med sociala medier

All kommunikation ska ske i enlighet med Säter kommuns grafiska profil. Informationen ska vara saklig och förståelig. Serviceskyldigheten enligt förvaltningslagen gäller även på sociala medier. Frågor från enskilda på sociala medier ska därför besvaras så snart som möjligt.

• Innehållet ska ha en tydlig koppling till verksamheten.
• De svar som publiceras ska skrivas under med förnamn och funktion.
• Ton och språkbruk ska anpassas efter det forum som används.
• Tillgänglighetslagstiftningen ska följas, vilket bland annat innebär att rörligt material ska textas, bilder ska syntolkas och förses med alternativ text med mera.

3. Information till besökarna på ett av våra sociala medier

Följande ska tydligt framgå för besökarna på våra sociala medier. Finns inte utrymme för all information ska länk till information på sater.se finnas där detta framgår:

• Att det är Säters kommun, och i förekommande fall vilken verksamhet, som ansvarar för det sociala mediet. Det ska finnas en ansvarig kontaktperson angiven.
• Att publicerade meddelanden, kommentarer osv. på det sociala mediet blir allmänna handlingar och att meddelandena blir tillgängliga även för andra besökare.
• Vilka uppgifter som inte får förekomma på det sociala mediet och vad som händer om sådana ändå läggs ut.
• Att besökaren har ett ansvar för att informationen de publicerar är korrekt samt att den inte strider mot plattformens egna riktlinjer och/eller rådande lagstiftning.
• Hur personuppgifter behandlas och kontaktuppgifter till kommunens dataskyddsombud.

Om det inte finns särskilda behov är detta den grundläggande informationen som publiceras där så är möjligt. Denna ska kompletteras med aktuell hantering av personuppgifter:

• Du är välkommen att göra inlägg, lägga upp bilder, ställa frågor eller kommentera. Observera att din kommentar är en allmän handling och kan komma att diarieföras.
• Vi vill ha ett trevligt klimat. Håll dig till ämnet i diskussionstråden. Inlägg, kommentarer och annat som omfattas av sekretess, strider mot lag eller på annat sätt är stötande, kränkande eller olämpligt tas bort från sidan.
• Spam och företagsreklam är inte tillåtet och kommer att tas bort. På kommunens webbsida Sociala medier kan du läsa mer.

4. Närvaro och ansvar

All närvaro på sociala medier av sektorer inom Säters kommun sker efter ansökan som bereds av kommunikationschefen. Beslut om närvaro på sociala medier fattas av kommunledningsgruppen.

Säters kommuns totala närvaro på sociala medier förtecknas på Säters kommuns webbplats.
På kommunens webbsida Sociala medier kan du läsa mer.

I de fall det sociala mediet erbjuder en samlad organisationsnärvaro ska kommunikationsenheten koppla ihop sektorernas konton, sidor och kanaler med Säters kommuns huvudkonto.

5. Talespersoner

För kommungemensam närvaro på sociala medier och för kommungemensamma sociala media ansvarar kommunikationsavdelningen under kommunstyrelsens sektor.

Kommunikationschefen utser de personer som får publicera på kommungemensamma sociala media och på andra sociala media som företrädare för Säters kommun.

5.1. Sektorerna

Varje sektor ansvarar för vilka personer som får administrera och publicera i sektorns egna sociala mediekanaler samt vilka som får publicera på andras kanaler som företrädare för verksamhet eller sektor.

• Ansvaret innebär att fortlöpande se till att användningen av sociala media står i överensstämmelse med inom Säter kommuns utarbetade policys och riktlinjer, däribland denna, och med relevant lagstiftning inom området exempelvis upphovsrättslagstiftningen.
• Ansvaret innebär också att nämnden är personuppgiftsansvarig för personuppgifter som sektorn själv publicerar på sociala media och som huvudregel även för personuppgifter som andra publicerar på sektorns sociala media.
• Ansvaret innefattar att säkerställa att ingen behandling av personuppgifter förekommer som kränker enskildas personliga integritet, samt att behandlingen i övrigt sker i enlighet med Dataskyddsförordningen.
• Ansvaret innefattar att delta i det nätverk för talespersoner som administreras av kommunikationsenheten.
• Sektorchef som ansvarar för det sociala mediet ska avsätta tillräckliga resurser för att utse minst två administratörer och hålla kommunikationschefen informerad om vilka dessa administratörer är. En av administratörerna ska vara huvudansvarig. Inloggningsuppgifter där detta är relevant ska meddelas kommunikationschefen för registrering.
• Sektorchef ansvarar för att varje kanal har minst två administratörer, samt att dessa har tillräckligt med utrymme i sin tjänst för att dagligen administrera närvaron, samt delta i nätverksaktiviteter. Vid administratörers frånvaro ska sektorschef utse ersättare.

5.2. I kris

Vid kriskommunikation får kommunikationsenheten publicera på sociala medier som normalt administreras av sektorer. Ansvarig för denna publicering är då kommunstyrelsesektorn.

5.3. Samverkan kommunstyrelsesektor och annan sektor

En sektor kan också helt eller delvis överlåta kommunikation i sociala mediekanaler till kommunikationsenheten. Ansvarig för denna publicering är då kommunstyrelsesektorn.

6. Uppsikt och moderering

Det sociala mediet ska dagligen hållas under uppsikt och inkommande kommentarer och meddelanden hanteras. Inlägg, kommentarer, bilder eller filmer ska skyndsamt tas bort om de innehåller något av följande:

• Sekretessbelagda uppgifter.
• Stötande eller rasistiska ord och uttryck.
• Personangrepp eller kränkningar.
• Personuppgifter där personen i fråga inte gett sitt samtycke eller där ingen annan grund för behandling av personuppgifter finns.
• Brottsligt material.
• Olovligt nyttjande av upphovsrättsligt skyddat material.
• Reklaminlägg som inte ligger i linje med kanalens syfte eller inlägg från privatpersoner som inte handlar om Säters kommun.
• Minst två inlägg per vecka ska göras, med undantag av sociala medier för tidsbundna arrangemang eller verksamheter. Inaktiva konton ska stängas.
• Svar ska ges med snabbhet som ledstjärna, inom 24 timmar med undantag av helger.

7. Diarieföring, arkivering och gallring

I det fall ett ärende uppstår ska detta överföras till diarium. Detta gäller även när ett inlägg strider mot riktlinjerna och därför avpubliceras. Varje sektor gallrar enligt sektorns gallringsplan i dokumenthanteringsplanen. Om närvaro i ett socialt medium avslutas ska detta E-arkiveras.

8. Anställdas användning av sociala medier

För att en anställd ska kunna använda sociala medier som kommunikationskanal ska alltid ett uppdrag från sektorchef finnas. Med detta beslut klargörs att personen använder sociala medier som anställd och inte som privatperson.

Om en medarbetare – som ett led i tjänsteutövningen – gör inlägg, kommenterar eller svarar ska det tydligt framgå att hen gör detta i sin roll som en av Säter kommuns medarbetare. I huvudsak ska tjänsteutövning i sociala medier ske i den egna kanalen, det vill säga inte i andras grupper och sidor.

8.1. Anställdas användning av sociala medier privat

Anställda som använder sociala medier privat får skriva om kommunens verksamhet i enlighet med gällande lagstiftning. Yttrandefrihet gäller uppgifter som inte omfattas av sekretess eller annan lagstiftning, exempelvis brottsbalkens lagstiftning om förtal och förolämpning.

9. Kompletterande instruktioner

Kommunikationsenheten kan ge ytterligare instruktioner och stöd till att använda riktlinjerna.

10. Ansökan

Om en verksamhet vill starta en kanal/sida/användare på sociala medier för att bidra till Säters kommun/verksamhetens mål ska den som kommer vara ansvarig administratör ansöka om det i E-tjänsten ”Sociala medier i tjänsten”.

11. Bilaga; Ansökan sociala medier

• Vilket socialt medium gäller ansökan?
• Vilken verksamhet kommer vara aktiv på det sociala mediet?
• Beskriv verksamhetsmål ska uppnås genom aktivitet på det sociala mediet.
• Beskriv planen för arbetet med det sociala mediet
• Har en konsekvensanalys gjorts vad gäller dataskyddsförordningen? Om inte, varför?
• Vilka verksamhetsföreträdare ska administrera kontot?
• Beskriv de tänkta administratörernas kompetens gällande kommunikationsplanering, frågehantering, diarieförning med mera?
• Vilken tid/resurs kommer administratörerna få för kompetensutveckling och planering?
• Vem är ansvarig sektorschef?
• Kommer kommunikationsenheten att kunna publicera på det sociala mediet?

Beslutade 2021-09-02